Una cosa alla volta, please…
Martedì 3 Marzo 2009 - 08:03
di Cesare Lamanna
Una scrivania vera che è specchio del caos, una scrivania virtuale, quella del PC, ingombra di icone (magari messe lì come reminder), una casella di posta che sta per esplodere, decine di decisioni da prendere… Vi rispecchiate? Se sì, sarete forse giunti alla stessa constatazione espressa da Jason Fried:
Il multitasking è la via più rapida per la mediocrità. Le cose non vengono bene se non dedichi a ciascuna la massima attenzione.
Rimedi? Come far sì che la qualità riprenda il sopravvento sulla quantità quando si parla di lavoro? Perché possiamo trastullarci con i CSS, il codice e quello che vi pare, ma senza sanità mentale non si fa molta strada.
Sui blog di Caterina Fake e Gina Trapani ho trovato in questi giorni la fantastica foto che riporto qui sotto. Il testo è comprensibile ma la traduco per ricordarmi di tutto ciò e interiorizzarlo il più possibile :) :
- Controllare la posta solo: alle 10 di mattina, all’1 e alle 4 del pomeriggio.
- Niente e-mail la sera.
- Niente e-mail nei fine settimana.
- Per le emergenze? Usare il telefono.
- Concentrarsi al massimo su 1-3 attività al giorno.
- Ridurre al minimo le chat.
- Massimizzare il single-tasking.
- Fuori alle 5 e mezza del pomeriggio. E niente scuse.
Su, ripetete con me… “Controllare la posta solo: alle 10 di mattina…” :).
Commenti
1
Si si, belle parole, ma se lavori solo credo siano poco applicabili.. la mail ce l’ho settata perchè venga controllata ogni minuto, tempo fa ero arrivato ad una conclusione simile, e l’avevo settata ogni 10 minuti (!!! lo so che non è neanche paragonabile, ma è 10 volte tanto quello che ero abituato), alla fine tutti mi scrivevano al primo minuto e io ricevevo la mail dopo 9, magari ne ricevevo già 2 o 3 perchè non avevo risposto alla prima.
Le chat, vorrei minimizzarle, ma le richieste urgenti di alcuni clienti passano per quel canale.
La verità è che dovrei guadagnare moolto di più e prendere una segretaria che filtri le richieste, credo che se leggessi la posta ogni 3/4 ore darei solo l’impressione di non voler rispondere ai clienti, e anche se posso essere daccordo in linea di principio al momento non riuscirei a mettere in pratica questa cosa, cosi alle volte (direi almeno 2/3 volte la settimana) per avere maggiore concentrazione aspetto che gli altri vadano a letto, e lavoro dopo cena :-)
2
Scrivania vera: una paio di blocchi note, tazza per le penne e telefono
Scrivania virtuale: icona cestino e cartella per buttare dentro tutto quello che è stato sul desktop (il desktop lo ESIGO pulito, altrimenti mi innervosisco)..Per fortuna sono vagamente ordinato :)
3
Quello indicato è la base del GTD: Get Things Done.
Io lo sto usando da circa sei mesi e mi trovo benissimo, molto più produttivo ma, soprattutto, molto più rilassato.
Vi consiglio in modo particolare (oltre al libro di David Allen ed al suo blog) questo:
http://zenhabits.net/
4
Questa foto è un po vecchia mi sa. Hanno dimenticato di aggiungere Social Network e Feed RSS!!!
O bisogna leggerli solo nel Week End?!?!
5
La regola della posta solo 3-4 volte al giorno la seguo perfettamente. E’ importante non controllarla prima della pausa pranzo poiché é un momento di pausa in cui bisogna essere tranquilli.
Il mio problema é il controllare il mio aggregatore di Feed, troppa informazione, troppa voglia di conoscere e aggiornarmi.# - postato da Martin Sarsini - 03 Marzo 2009 - 10:56
6
Se hai delle scadenze, non credo riesci tanto a star dietro a queste direttive….:)
7
se sei assunto/dipendente
se non sei project manager
se il tuo lavoro non dipende da picchi di creatività
se fai un lavoro “alimentare”
se non sei ambiziosoqueste massime sono sacrosante
8
Io ero abituato a controllare la posta ogni minuto. Mi sono imposto di controllarla ogni ora e la mia produttività è aumentata esponenzialmente. Chi dice di ricevere 2/3 email se non si risponde subito, dovrebbe cambiare interlocutore, è molto maleducato pretendere la risposta immediata ad una email. L’email non è una chat, non è uno strumento di comunicazione immediata, io posso non essere al computer.
OT: perchè non restano memorizzati i miei dati e devo invece rimetterli ogni volta per commentare? È fastidioso!
9
Concordo pienamente con quanto scritto nel post. Per quanto riguarda i commenti sono anche io dell’opinione che leggere e controllare le email ogni 10 minuti o addirittura ogni minuto é follia. Se si sta lavorando su una cosa anche una minima distrazione come una mail che arriva é una minaccia per la qualitá di quanto si sta facendo, la maggior parte dei bachi all’interno di un software potrebbe essere imputata a distrazioni del programmatore.
Giustissimo chi ha detto che una mail non é una chat, quando arriva non é che deve essere letta istantaneamente, anzi prendendosi il tempo ogni ora di leggere e rispondere alle mail permette di concentrarsi su quello che si scrive e fornire risposte adeguate e non fatte in fretta.
Ovviamente sono tutte considerazioni e opinioni personali.
Rex
# - postato da Roberto "Rex" Sigalotti - 03 Marzo 2009 - 14:38
10
Sono arrivato a conclusioni simili da solo, ma è utile trovare conferme in giro :)
e’ anche vero che molto fa la propria disposizione. Io ad esempio ho il download delle mail ogni minuto, ma se voglio lavorare chiudo thunderbird oppure le tengo solo in considerazione per più tardi.
E’ anche utile capire qual è la priorità di ogni task. Restando alle mail, ce ne sono alcune a cui si può anche rispondere dopo ore (o non rispondere del tutto :))
Poi una mia opinione: più si è disponibili verso i clienti (chat ecc) e più trovi gente che se ne approfitta. Il mio consiglio è di incanalare le comunicazioni in ingresso sulla mail e su un telefono fisso. Se non siamo davanti al pc direi che è inutile farsi disturbare per interventi rapidi.
Questo ovvio vale per me, bisognerebbe poi valutare caso per caso.
11
sincera ammirazione/invidia per lloyd27…
ad ogni modo… “quique suum” come dicevano i latini..
e il mio è un andamanto ad onda con passo mensile…in principio è desktop pulito: sfondo nero con solo cestino e unico link per entrare nelle risorse
perfetto!! tutto chiaro… a portata di mano…
posso salvare al volo sul desk… poi rivedo… poi rinomino… poi archivio…
POI lascio in sospeso…
POI creo caretlla “x domani”…
ecc.
ecc.
fino a non avere più spazio…
TOTALE CAOS!!!quindi –> cartellazza “pulizia desk ottobre” e tutto ficcato dentro ASSIEME AD UN PRINT SCREEN per avere le posizioni dei files e ritrovarli meglio…
E vai… da capo…
TUTTO PULITO…
ordine fisico e mentale…poi.. nel giro di un mese creerò la cartella “pulizia desk novembre”
12
Foto stampata a colori (alla faccia del cost saving) e girata ai miei collghi qui in ufficio, come promemoria!!
Purtroppo se lavori con gli orientali, e se sono koreani, la cosa è quantomeno utopistica…“Io penso positivo perché son vivo, perché son vivo…”
# - postato da Gabriele - 04 Marzo 2009 - 11:33
13
Ci ero arrivato anche io da un po’. Ad un certo punto, soprattutto quest’estate, mi sono ritrovato sommerso dalle cose da fare, e mi sembrava che il tempo non bastasse mai. Poi? Poi ho detto: controllo la posta 2 volte al giorno e basta (per posta intendo anche la miriade di social network tra richieste di amicizia, cause da sposare, quiz da fare e compagnia bella!). Poi mi sono scritto 3 o 4 progetti da portare avanti. In più mi sono scritto le prox 10 attività da svolgere per ogni progetto che avevo deciso di portare avanti. Fatto questo è finito. Non si va avanti finchè non si sono svolte tutte e 10 le attività. Alle 19:00 si finisce senza discutere e alle 10 il computer si spegne senza pietà.
Sta diventando quasi un’arte marziale!
# - postato da MiRcOv - 04 Marzo 2009 - 13:21
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@ gianiaz
Basta che sul sito scrivi che alle email rispondi tre volte al giorno per poter lavorare. Lo scrivi sul sito ed attivi anche un autorisponditore che mandi una mail di risposta che dice appunto questo. Qua tutti hanno da fare, chi lavora, chi studia, chi non fa niente e vuole godersi il suo non far niente in tranquillità. Ad ogni modo credo che avvisare non sia male. Se poi al cliente non va bene, bhe, tu devi comunque lavorare. Meglio perderne uno e lavorare per altri tre che fare tardi con gli altri tre per rispondere ad uno. Credo, poi ognuno pensa ciò che vuole!
# - postato da MiRcOv - 04 Marzo 2009 - 13:28